Theo quy định của chính phủ Nhật Bản, khi nghỉ việc ở công ty cũ, trong vòng 14 ngày người lao động cần thông báo cho Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản (出入国在留管理庁) biết, mọi người hay gọi là thông báo nghỉ việc với Nyukan. Việc thực hiện trong vòng 14 ngày là cần thiết nhưng nếu vượt quá thì cũng không phải phạm pháp, đây chỉ là thông báo để Cục xuất nhập cảnh nắm rõ thông tin mà thôi. Khi vào công ty mới, bạn cũng cần khai báo tương tự, đôi khi công ty chúng ta đã nghỉ hoặc sắp vào làm việc sẽ hỗ trợ giúp nhưng có nhiều công ty có ít người nước ngoài, các thủ tục này họ không hỗ trợ, có nhiều trường hợp người quản lý trực tiếp của công ty Nhật còn không biết việc cần thông báo Cục xuất nhập cảnh này nữa.

Cách thông báo lên nyuukan: Bạn có thể đến trực tiếp Nyukan gửi hồ sơ hoặc nộp thông báo online trong vòng vài phút thực hiện trên máy tính, điện thoại,… có kết nối Internet cũng được.

Việc bạn cần làm là:

– Chuẩn bị trước một tài khoản Email để đăng ký và nhận thông báo kết quả.

– Đăng ký tài khoản trên website của Cục xuất nhập cảnh.

– Điền thông tin vào form có sẵn trên website của Cục xuất nhập cảnh.

1. Tạo tài khoản trên Website Cục xuất nhập cảnh

Bạn truy cập vào link sau: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer

Do chưa hỗ trợ tiếng Việt thời điểm hiện tại nên cứ theo tiếng Nhật để thực hiện nhé, hoặc bạn ấn translate ra trên máy tính, điện thoại có hỗ trợ nếu bạn chưa rành tiếng.

Chọn [中長期在留者はこちら] -> Ra màn hình Login. Vì bạn chưa có tài khoản nên ở màn hình này hãy chọn [認証ID発行] ở phía dưới để tiến hành đăng ký tài khoản.

Chọn 認証ID発行 để điền thông tin tạo tài khoản.

Ở màn hình đăng ký này bạn cần nhập thông tin như sau:

– Họ tên tiếng anh (氏名英字): Ví dụ (TRAN VAN A)

– Ngày tháng năm sinh (生年月日): Điền theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày

– Giới tính (性別): Nam (男, Male) hoặc Nữ (女, Female)

– Quốc tịch (国籍・地域): ベトナム Viet Nam

– Mã số thẻ ngoại kiều (在留カード番号): 12 chữ số (Ví dụ: AB01234567DA)

– ID tài khoản (希望する認証ID): Bạn hãy đặt cho dễ nhớ, ghi lại để sau còn dùng đăng nhập. Giới hạn từ 6 ~ 20 ký tự. Ví dụ: nguyenvana123

– Mật khẩu (パスワード): Hãy nhập mật khẩu dễ nhớ, gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Giới hạn từ 8 ~ 32 ký tự. Ví dụ: Tranvana@123

– Nhập lại mật khẩu (パスワード(再入力)): Nhập lại mật khẩu bạn vừa điền phía trên.

– Email của bạn (メールアドレス).

– Nhập lại email của bạn (メールアドレス(再入力)).

– Đồng ý với điều khoản khi đăng ký (利用規約): Hãy tích chọn 上記内容について理解した上で同意します

– Chọn [確認] để hoàn thành đăng ký và xem màn hình xác nhận thông tin, bạn kiểm tra lại xem thông tin nhập đúng hết chưa, đúng thì click để hoàn thành việc đăng ký.

– Nếu khi nhấn [確認] mà không ra màn hình xác nhận thông tin, bạn hãy xem thông báo đỏ ở đâu thì điền thông tin lại ở đó.

2. Cách điền thông tin thông báo nghỉ việc

Đầu tiên hãy đăng nhập tài khoản của bạn bằng cách truy cập vào link sau và chọn lại [中長期在留者はこちら]: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer

– Đăng nhập theo ID và Password mà bạn vừa tạo trên

– Sau khi login, bạn hãy chọn [契約終了] để tiến hành đăng ký thông báo nghỉ việc.

Chọn nút Thông báo nghỉ việc hoặc Thông báo khi vào công ty mới theo ảnh trên

Màn hình đăng ký thông báo nghỉ việc

Ở màn hình trên, nhập thông tin như sau:

– Họ tên tiếng anh (氏名英字): Ví dụ (TRAN VAN A)

– Ngày tháng năm sinh (生年月日): Theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày

– Giới tính (性別): Nam (男, Male) hoặc Nữ (女, Female)

– Quốc tịch (国籍・地域): ベトナム Viet Nam

– Khu vực sinh sống (住居地（都道府県市区町村）) : Hãy chọn [検索] và hiện lên form tìm địa chỉ của bạn và điền đầy đủ.

– Mã số thẻ ngoại kiều (在留カード番号): 12 chữ số (Ví dụ: AB12345678DA)

– 電話番号 và 携帯電話番号: Bạn tùy ý nhập hoặc bỏ qua số điện thoại.

– Ngày hết hợp đồng với công ty (契約が終了した年月日): Theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày

– Tên công ty (契約が終了した機関の名称). Lưu ý: Nhập chữ Kanji theo 全角, nếu không sẽ bị báo lỗi.

– Địa chỉ khu vực của công ty (契約が終了した機関の所在地 （都道府県市区町村）): Tiếp tục thao tác giống như khi tìm địa chỉ sinh sống của bạn.

– Địa chỉ cụ thể của công ty (契約が終了した機関の所在地 （町名丁目番地号等）). Lưu ý: Nhập chữ Kanji theo 全角, nếu không sẽ bị báo lỗi.

– Chọn [確認] để hoàn thành đăng ký và xem màn hình xác nhận thông tin, bạn kiểm tra lại xem thông tin nhập đúng hết chưa, đúng thì click để hoàn thành việc đăng ký.

– Nếu khi nhấn [確認] mà không ra màn hình xác nhận thông tin, bạn hãy xem thông báo đỏ ở đâu thì điền thông tin lại ở đó.

Đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được email với nội dung đã tiếp nhận thông báo của bạn. Sau khi xác nhận thông tin sẽ gửi mail cho bạn (thường là sau 1 ngày mình đã thấy họ trả kết quả).

3. Cách điền thông tin thông báo chuyển việc sang công ty mới

Nếu bạn đã đi làm công ty mới, hãy khai báo theo nội dung như dưới đây.

Trở lại màn hình login từ link: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer

– Đăng nhập theo ID và Password mà bạn vừa tạo như trên

– Sau khi login, bạn hãy chọn [新たな契約締結] để tiến hành đăng ký chuyển việc sang công ty mới.

Cách nhập thông tin các nhân của bạn tới phần số Điện thoại là tương tự với cách khai báo nghỉ việc phía trên. Chỉ khác phần sau đó là:

– Ngày ký hợp đồng với công ty mới (新たな契約を締結した年月日): Theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày

– Tên công ty cũ (機関の名称(新たな契約の締結前)): Lưu ý: Nhập chữ Kanji theo 全角, nếu không sẽ bị báo lỗi.

– Địa chỉ khu vực của công ty cũ (機関の所在地(新たな契約の締結前)（都道府県市区町村）): Thao tác giống như khi tìm địa chỉ sinh sống của bạn.

– Địa chỉ cụ thể của công ty cũ (機関の所在地(新たな契約の締結前)（町名丁目番地号等）). Lưu ý: Nhập chữ Kanji theo 全角, nếu không sẽ bị báo lỗi.

– Tên công ty mới (機関の名称(新たな契約の締結後)): Lưu ý: Nhập chữ Kanji theo 全角, nếu không sẽ bị báo lỗi.

– Địa chỉ khu vực của công ty mới (機関の所在地(新たな契約の締結後) （都道府県市区町村）): Thao tác giống như khi tìm địa chỉ sinh sống của bạn.

– Địa chỉ cụ thể của công ty mới (機関の所在地(新たな契約の締結後) （町名丁目番地号等）). Lưu ý: Nhập chữ Kanji theo 全角, nếu không sẽ bị báo lỗi.

– Công việc tại công ty mới (新たな機関における活動の内容): Công việc mà bạn sẽ đảm nhận trong công ty mới. Ví dụ: システム　エンジニア

– Bạn có thể bỏ qua phần (実際の活動場所).

– Chọn [確認] để hoàn thành đăng ký và xem màn hình xác nhận thông tin, bạn kiểm tra lại xem thông tin nhập đúng hết chưa, đúng thì click để hoàn thành việc đăng ký. Sau khoảng 01 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo qua email trả kết quả cho bạn.

4. Cách kiểm tra tình trạng thông tin của bạn đã đăng ký

Ngoài Email gửi thông báo kết quả về, bạn có thể kiểm tra tình trạng đơn bạn gửi tại trang web của Cục, Chọn [中長期在留者はこちら] và đăng nhập với ID và Mật khẩu của bạn tại link sau: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer

Sau khi đã đăng nhập, bạn hãy chọn nút [届出状況参照].

Tại màn hình này có hiển thị thông tin ngày giờ bạn gửi đăng ký, tình trạng đăng ký. Nếu trạng thái (登録完了, Registration done) như dưới hình tức là bạn đã đăng ký thành công.

Khi bạn nghỉ việc hay chuyển công ty, hãy thực hiện đăng ký thông báo với Cục xuất nhập cảnh để tránh rắc rối không đáng có khi gia hạn visa nhé.